LA ARCHIVISTA
Desde la antigüedad ha
habido archiveros, pero eran personas que estudiaban en secundarias de los
templos importantes que solo algunos privilegiados podían entrar, Estas personas y trabajos eran importantes ya
que guardaban o custodiaban los archivos que eran muy importantes para las
ciudades , generalmente se peleaban por estos documentos.
En la edad media las
iglesias guardaban los archivos importantes que tomaban en otros países.
En el siglo XIX, el
archivero custodiaba y veía que los documentos importantes que resguardaban
estuvieran en perfecta condiciones y ordenadas.
La conservación se presenta
en el siglo xx, y este fue considerado fundamental, está formado por la
prevención y la restauración, la conservación se convierte en una ciencia y día
a día se va mejorando para darles mejor cuidados a los documentos o archivos.
En 1942, en la Habana se hicieron leyes para la protección privada de cada país.
En 1980, se crea el Sistema
Internacional de Archivo, en el que se establece y garantiza la salvaguardia
nacional de los documentos.
En la nueva generación se
empezaron a utilizar los soportes técnicos para guardar los documentos de las
organizaciones y las empresas. El archivista requiere de conocimientos de lo
historia, conservación, etc. En la actualidad los archivistas tienen que estar
capacitados para que no obtengas obstáculos en el lenguaje común y en el empleo
de trabajos.
Técnicas que se utilizan
para mantener los archivos.
*Identificación *Descripción
*Ordenación
*Expurgo
*Organización
*Clasificación
*Valoración
*Conservación
*Difusión
La salvaguardia de los
humanos y de las organizaciones, sus intereses, historia, logros o demostrar su
existencia está guardado en los confiables archivos qué tienen un valor
inimaginable.
Las etapas de los archivos
son:
*Administrativa: Son
aquellos archivo de oficina que están en pleno uso.
*Semiactiva: Son aquellos
que se utilizan no tan seguido, pero se siguen utilizando.
*Inactiva: Son aquellos que
son declarados archivos históricos.
Los archivos ofrecen
transparencia a las personas, organización, etc. Hoy en día se tiene que
difundir la importancia de los archivos, ya que son unos grandes logros, y que
hay que tener derechos a ellos ya que tenemos el derecho de la libre
información.
Gestión:
Conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un negocio o una empresa
Correspondencia:
Trato recíproco entre dos personas.
Interna:
Son los circulares, notificaciones, etc. o de otra forma los documentos que se manejan dentro de la empresa.
Externa:
Los documentos que se manejan de afuera de la empresa o que son de otras empresas, publicidad, recibos de luz, etc.
Archivo:
Es donde se guardan y conservan de forma ordenada, y sistemáticas, las facturas u otros documentos.
Vigente:
Conjunto de documentos que mantienen vigencia respecto a asuntos que están en tramites o proceso para la empresa.
Muerto:
Documentos que ya no están vigentes, pero que aun pueden ser de utilidad.
La importancia de llevar un archivo en la organización:
Un archivo es importante ya que este lleva un grupo ordenado de documentos elaborados que se utilizan para un fin especifico.
Archivero y tipos de archivo;
Archivero:
Es una persona con titulación superior o media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo público o privado
Tipos de archivo:
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivos: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
División y subdivisión de los archivos:
Por su organización:
- Archivos centrales
- Archivos locales
Por sus asuntos
- Archivos generales
- Archivos parciales
Por la documentación que contienen:
- Archivos oficiales
- Archivos especiales
- Archivos particulares
Por su destino:
- Archivos públicos
- Archivos privados
- Archivos secretos
Por el método empleado en su manejo:
- Archivos directos
- Archivos indirectos
Por la calidad o cantidad de documentos:
- Archivos cuantitativos
- Archivos cualitativos
Por la asignatura empleada:
- Archivos numéricos
- Archivos alfabéticos
Técnicas para archivar documentos:
1) Inspeccionar
2) Clasificar
3) Distribuir
4) Archivar
Finalmente los colocas en la carpeta interna correspondiente y esta, en el archivador.
Bases para organizar documentos:
Archivo alfabético.
Archivo geográfico.
Archivo por asuntos.
Archivo cronológico.
Archivo numéricos.
Archivos derivados.
Numero mixto.
Sistemas de archivo:
Es un conjunto de normas y procedimientos para almacenar información.
ARCHIVO ALFABÉTICO
Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.
ARCHIVO GEOGRÁFICO
Como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos o empresas.
ARCHIVO POR ASUNTO.
ESTE método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.
ARCHIVO CRONOLÓGICO.
Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican año, mes y día.
ARCHIVO GEOGRÁFICO.
Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad, Estado o País.
ARCHIVO NUMÉRICO.
Los expedientes se ordenan por número progresivo. El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético, llamado también Alfa-numérico.
SECUENCIA DIDÁCTICA #2
¿Que entiendes por expediente?
Es donde se guardan los datos personales de alguna persona, para que de esa forma cuando sean necesarios sean accesible la información.
¿Donde se elaboran los expedientes?
En recursos humanos
¿Consideras que son importantes los expedientes?
Si, por si acaso que ocupas saber tu información.
Expediente:
Es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo.
Control:
Se refiere al sistema u oficina que se encarga de verificar que ocurra lo que debería ocurrir.
Legajo:
Cuando es mayor el volumen de los documentos los expedientes se dividen en legajos que son parte de un expediente.
Costuras:
Los documentos deben de asegurarse por medio de broches metálicos, aboliendo el absoluto empleo del hilo y la aguja.
ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS:
Los documentos se ordenan por dos métodos:
a) por rigoroso orden cronológico.
b) por orden lógico de desarrollo.
Se emplean los métodos de escritos o se combinan. Pueden seguirse también dos medios: de adelante hacia atrás
O viceversa de atrás hacia adelante
En el primer caso el documento más antiguo al fondo y el más reciente al frente.
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
Los expedientes se facilitan mediante cédulas de préstamo con firma de él empilado autorizado para la consulta. Con estas cédulas se forma un catalogo con rigoroso orden sistemático (numérico alfabético) para tener la información saber los expedientes prestados.
LA TRASFERENCIA DE LOS EXPEDIENTES
Cuando los expedientes han concluido totalmente su trasmisión deben de enviarse los archivos generales o de concentración o mediante inventarios que contengan:
a) la clasificación de origen
b) el nombre del interesado en el asunto
c) un extracto del contenido
d) número de expedientes legajos y folios
e) lugar para la clasificación topografía(Numero de compuestos)
